简单地说，负库存就是销售数量大于库存数量。企业实际管理工作中受各种因素的影响，在系统的运行中，会出现实际销售出库的数量大于系统有效账面库存数量的情况，进而也就产生了负库存这种现象。

负库存是进销存管理中经常出现的一种异常现象，虽然说是异常现象，但许多负库存并不是错误的，由于产生负库存的原因复杂，且往往会造成库存成本异常。

负库存产生的原因除人为差错外，大部分是由于账面出入库和实际出入库在时间顺序上的不一致造成的，如果严格遵循先入库后出库的方式，是不会产生负库存的，但这种做法在企业实际经营中往往行不通，所以在进销存管理中会在一定范围内允许出现负库存。

1）先卖后买：

顾客要的商品缺货，从附近商家或是批发商处暂借过来给销售，事后再补上采购入库单，这种情况下先开销售出库单，之后才录入采购入库单，在开销售出库单后，该商品的库存量就变成了负值。

2）人为录单差错：

场景①：采购入库时填少了（或供应商有赠品，但是赠品没做入库）：

当实际库存数量大于账面库存数量，这时候如果按实际库存数量进行销售就可能会出现负库存，如账面库存数量为10个，实际库存数量为15个，这时销售出库12个，账面库存会变成-2个。

场景②：销售出库时填错了，实发数少于应发数：

假设账面库存是10个，实发8个，但出库单填了10个，等到盘点实物时会发现账面库存与实际库存对不上，实际库存多出了2个（10-8=2）。这时再对这2个实物继续做销售，账面库存会提示库存不足，显示-2。

3）解决方案：

场景①：入库单录入错误，需要反审核单据再修改，如入库单已经生成下游单据，则需再重新开新的入库单，先把库存补足，然后再反审核修改错误的入库单。修改完毕后要删除补录的新入库单。

场景②：出库单填写错误导致的实发与应发差异，造成账面与实际库存对不上的，出现了盘盈，需要通过盘点单来手动校正账面库存数。

4）暂估入库与红冲：

采购商品如果货到但发票未到，这时无法正式入库，可以采取暂估入库的方式，即先估价入库，然后在月末结账时红冲该暂估入库单，下月再重新暂估入库，直到收到正式发票后入库为止，在暂估入库的月末红冲后，库存就可以会变成负值。

3、负库存的影响：

负库存可能导致成本异常，在负库存的情况下出库，意味着当前出库的商品是将来采购入库的商品，由于是将来采购入库的商品，所以成本只能通过推测得出。而导致成本异常的根本原因就是这个推测或参考的成本，如果它与将来实际采购入库商品的成本相差很大，就会严重影响库存商品的成本：

如果推测或参考成本大于实际成本，可能导致库存商品成本偏低，甚至为负值；

账面库存数量呈现负数虽不是一件令人称心的事情，但在实际运作中，由于数据录入的不及时和过失等种种原因又的确会出现负库存现象。

看待负库存有两种不同的观点。

一种是不允许出现负库存。当作业使账面数出现负库存时，不允许这个作业的执行。在配货、分发等作业中，这种要求非常合理，这些作业是根据计算机账面库存而不是实物库存

假如在这些作业中允许存在负库存，那么就会发生批准了的配货单等无法执行的情况。但是在分发等作业中，不允许出现负库存就不太合理了，由于分发是根据实际库在而不是计算机账面库在来的。既然有实物库存，就必需允许它销售。

一种是允许一定条件下负库存的存在，并及时检查出现负库存的原因.比方货品串码，使得该入账的货品没有入账，不该入账的货品反而入账;又如没有及时输入入库单据而销售等。

负库存的呈现在一定程度上提醒了销售活动中的过失，假如能由此对这一状态有效要求和监控，则将有益于提高管理。但是，负库存的出现也带来了诸多问题。最突出的是库存成本计算和出库成本计算的问题，由于此时无法确定这些成本。普通做法是在出现负库存时，运用一个合理的暂估成本来计算，待可以确认真实成本时，对库存成本和出库成本调整。这个调整的计算量比较大，完全人工化的调整非常繁琐，建议由计算机系统自动做出调整则是一种较好的处理办法。当运用真实成本冲抵暂估成本时，系统应可以辨别分发、领用、损耗、配货等各类出库作业的成本调整额。负库存的控制应辨别不同对象和不同作业。对存货仓库，应当控制负库存;对价格高的商品，不管寄存地点是仓库还是卖场，都应当控制负库存:对根据计算机账面库存数的配货和分发等作业，需要控制负库存。

负库存并不是一无是处，也无需谈”负“色变化，应结合公司实际业务部分启用负库存仓库，同时加以监督。

定期稽核，负数把问题暴露出来进行根本原因分析，从源头上进行改善。

完全禁止负库存的想法，犹如掩耳盗铃，捂上耳朵蒙上眼睛不瞧，并不表示问题就不存在了。时间拖越久，问题越难排查。

回到结论——正数不一定是对的，负数不一定是错的。正负数平等，这是常识！

阅读原文：原文链接